iTAX pedia

จัดการข้อมูลพนักงาน บน iTAX paystation

ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม/ลด/แก้ไขเปลี่ยนข้อมูลพนักงานได้ง่ายๆ บนโปรแกรมเงินเดือน iTAX paystation ดังนี้

เพิ่มพนักงานใหม่

ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกเพิ่มพนักงานใหม่ได้ 2 วิธี ได้แก่

  1. กรอกข้อมูลพนักงานใหม่ด้วยตัวเอง หรือ
  2. ให้พนักงานใหม่เป็นผู้กรอกข้อมูลให้แทนผ่านระบบ Self-onboarding

การเพิ่มพนักงานใหม่ด้วยระบบ Self-onboarding

ในกรณีที่มีพนักงานเข้าใหม่ หรือต้องการเพิ่มพนักงานเข้าระบบ iTAX paystation สามารถส่งคำเชิญไปให้พนักงานดังกล่าวกรอกข้อมูลผ่านระบบเข้ามาได้ด้วยตัวเอง

การสร้างคำเชิญ Self-onboard

1. สร้างคำเชิญ โดยไปที่เมนู Employees > กดปุ่ม “+”

2. เลือก “Self-onboard”

3. กรอกข้อมูลเบื้องต้น สามารถสร้างคำเชิญให้พนักงานได้หลายคนพร้อมกัน

หากต้องการไฟล์เอกสารประกอบเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่พนักงานกรอก ให้เลือกติ๊ก checkbox เอกสารที่ต้องการ หรือ

หากไม่ต้องการไฟล์เอกสารประกอบ สามารถข้ามส่วนนี้ได้

สำหรับเลขบัญชีธนาคารที่พนักงานจะกรอกเข้ามา ระบบจะเลือกธนาคารที่บริษัทใช้จ่ายเงินเดือนเป็นธนาคารตั้งต้น (พนักงานสามารถเปลี่ยนได้ แต่อาจกระทบกับการโอนเงินหากเป็นต่างธนาคาร)

** สำคัญ ต้องระบุ email ที่สามารถติดต่อได้ของพนักงานเพื่อให้ระบบส่งรหัส Self-onboard Code และวิธีกรอกข้อมูลไปให้พนักงาน **

4. หลังจากสร้างคำเชิญเรียบร้อยแล้ว สามารถดูรายชื่อพนักงานที่รอการกรอกข้อมูลกลับได้ที่หมวด “Pending”

หากผู้ดูแลระบบมีรายละเอียดพนักงานแล้วอยากกรอกข้อมูลพนักงานที่ขึ้นสถานะ Pending อยู่เอง สามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่

  1. เลือก Edit พนักงาน หรือ
  2. ลบพนักงานออกจาก Pending แล้วสร้างใหม่แบบผู้ดูแลระบบเป็นผู้กรอกเอง

อนุมัติ / ปฏิเสธ ข้อมูลที่พนักงานใหม่กรอกเข้ามา

1. ไปที่เมนูรูปกระดิ่ง Notification ข้อมูลที่พนักงานกรอกเข้ามาจะอยู่ทางขวามือ ให้กดที่ชื่อพนักงานเพื่อกางรายการออกก็จะพบกับข้อมูลและเอกสารแนบ (ถ้ามีการขอไป)

2. เลือก “Approve” เพื่ออนุมัติ (หลังอนุมัติ พนักงานคนดังกล่าวจะกลายเป็นพนักงานเต็มตัวที่จะมีชื่อปรากฎในการทำ payroll)

หากปฏิเสธ (Reject) ข้อมูลที่พนักงานกรอกเข้ามาจะถูกลบออกทั้งหมด โดยผู้ดูแลระบบสามารถออกรหัส Self-onboard ให้ใหม่ได้ที่หน้า Employees > เลือกหมวด Pending > เลือกพนักงาน > ตรง Self-onboard Code กด “Renew” และ copy รหัสใหม่ส่งให้พนักงาน (ระบบจะไม่ได้ส่งรหัสให้พนักงานเหมือนตอนสร้างครั้งแรกแล้ว)

อย่างไรก็ดี ผู้ดูแลระบบสามารถอนุมัติรายการไปก่อนแล้วค่อยกลับมาแก้ไขข้อมูลเองหลังจากอนุมัติได้เช่นกัน

กรณีพนักงานเป็นคนต่างชาติ

iTAX paystation รองรับพนักงานที่เป็นคนต่างชาติได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม โปรดเตรียมหลักฐานและข้อมูลที่จำเป็น เช่น ข้อมูลหนังสือเดินทาง ใบอนุญาตทำงานของคนต่างด้าว (Work Permit) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคนต่างชาติ เป็นต้น

ช่องทางติดต่อ