สลิปเงินเดือน หรือ ใบแจ้งเงินเดือน เป็นเอกสารที่บริษัท (นายจ้าง) ออกให้พนักงาน (ลูกจ้าง) เพื่อแจกแจงรายละเอียดการจ่ายค่าจ้างให้พนักงานทราบ โดยอาจจัดทำเองหรือใช้ บริการจัดทำสลิปเงินเดือน จากภายนอกก็ได้
บริการจัดทำสลิปเงินเดือนออนไลน์ ส่งถึงพนักงานโดยตรง
iTAX paystation จัดการภาษีเงินเดือนให้อัตโนมัติ
จัดทำสลิปเงินเดือน ต้องแสดงข้อมูลอะไรบ้าง?
แม้กฎหมายจะไม่ได้กำหนดรูปแบบของสลิปเงินไว้ แต่โดยทั่วไปมักจะประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานต่อไปนี้
- รายละเอียดของบริษัทผู้จ่ายค่าจ้าง (นายจ้าง)
- รายละเอียดของพนักงานที่รับค่าจ้าง (ลูกจ้าง)
- รอบเงินเดือนที่จ่าย
- วันที่จ่ายเงินเดือน
- จำนวนเงินเดือน และรายรับอื่นๆ เช่น โบนัส เบี้ยเลี้ยง ค่า commission (ถ้ามี)
- รายการหักต่างๆ เช่น ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น
- ยอดสุทธิที่จะได้รับในเดือนนั้นๆ
การจัดทำสลิปเงินเดือน เป็นหน้าที่ของนายจ้างหรือไม่?
โดยปกติ แม้การออกสลิปเงินเดือนจะไม่ใช่หน้าที่ตามกฎหมายของบริษัท แต่การจัดทำสลิปเงินเดือนมีประโยชน์กับองค์กรอย่าง 3 ประการ ดังนี้
สลิปเงินเดือน นำไปใช้ประโยชน์อะไรได้บ้าง?
1. ชี้แจงวิธีการคำนวณยอดเงินเดือนโอนสุทธิให้ลูกจ้างทราบได้อย่างชัดเจน
แม้นายจ้างและลูกจ้างจะตกลงฐานเงินเดือนกันเป็นจำนวนเงินที่แน่นอน (เช่น อัตราเงินเดือน 30,000 บาท) แต่นายจ้างก็มีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องหักเงินสมทบกองทุนประกันสังคม และ หักภาษี ณ ที่จ่าย รวมถึงรายการหักอื่นๆ เช่น กองทุนกู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.) หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี) เป็นต้น
ดังนั้น เมื่อลูกจ้างถูกหักเงินต่างๆ ออกจากเงินเดือน จึงส่งผลให้ยอดเงินเดือนโอนสุทธิที่ลูกจ้างจะได้รับต่ำกว่าอัตราค่าจ้างที่ตกลงกันไว้
การมีสลิปเงินเดือนจึงเป็นหลักฐานที่นายจ้างชี้แจงให้ลูกจ้างทราบว่าสาเหตุที่ทำให้ได้รับยอดเงินเดือนโอนสุทธิเป็นจำนวนดังกล่าว เป็นเพราะถูกหักรายการใดไปบ้าง
ตัวอย่าง
นายสุกรีเป็นพนักงานบริษัท มีฐานเงินเดือน 30,000 บาท แต่ถูกหักประกันสังคมเดือนละ 750 บาท และถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย อีกเดือนละ 170.33 บาท ซึ่งเป็นหน้าที่ตามกฎหมายของบริษัท ทำให้บริษัทโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของนายสุกรีเป็นเงิน 29,079.17 บาท
ข้อมูลรายละเอียดเหล่านี้จะปรากฏอยู่บนสลิปเงินเดือนเพื่อให้นายสุกรีเข้าใจได้อย่างชัดเจนทันทีว่าเหตุใดตนจึงได้รับยอดโยน 29,079.17 บาท ทั้งที่ตนมีฐานเงินเดือน 30,000 บาท
การจัดทำสลิปเงินเดือนจึงเป็นทางเลือกที่สะดวกกว่าการที่นายสุกรีจะขอนัดพบฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี ฝ่าย HR หรือเจ้าของกิจการ เพื่อขอคำอธิบายว่าเหตุใดตนจึงได้รับเงินเดือนไม่ครบ 30,000 บาทตามที่ตกลงกันไว้
2. นำข้อมูลรายได้และรายการหักไปคำนวณภาษีและวางแผนภาษีส่วนบุคคล
โดยปกติการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสำหรับพนักงานประจำ จะคำนวณเป็นรายปี ดังนั้น ข้อมูลรายได้และรายการหักต่างๆ ที่ปรากฏอยู่บนสลิปเงินเดือนในแต่ละเดือนสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อคำนวณและวางแผนภาษีของตนเองได้ เพื่อให้สามารถวางแผนลดหย่อนภาษีได้อย่างถูกต้องก่อนถึงสิ้นปี
3. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ ของพนักงานเอง
ในกรณีที่พนักงานต้องการติดต่อสถาบันการเงินเพื่อทำบัตรเครดิต หรือขอสินเชื่อส่วนบุคคล (เช่น สินเชื่อบ้าน ผ่อนรถ ฯลฯ) สถาบันการเงินหลายแห่งมักต้องการหลักฐานค่าจ้าง ซึ่งสลิปเงินเดือนเป็นหลักฐานชิ้นหนึ่งที่สามารถนำไปใช้ประกอบการพิจารณาขอสินเชื่อได้ เนื่องจากเป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายนายจ้างส่งมอบให้กับลูกจ้างเพื่อแสดงรายละเอียดการจ่ายค่าจ้างทุกเดือน
บริษัทที่จัดทำสลิปเงินเดือนให้พนักงานจึงช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงสินเชื่อและทำธุรกรรมทางการเงินอื่นๆ ได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ทำให้สามารถกลับมาโฟกัสเรื่องงานตามปกติได้ไวขึ้น
สลิปเงินเดือน สามารถอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ไหม?
เนื่องจากการออกสลิปเงินเดือนไม่ได้เป็นหน้าที่ตามกฎหมายของนายจ้าง ดังนั้น กฎหมายจึงไม่ได้กำหนดรูปแบบของสลิปเงินเดือนไว้ด้วยว่าจะต้องจำกัดอยู่เพียงเฉพาะรูปแบบกระดาษเท่านั้น (เช่น กระดาษคาร์บอน) จึงสามารถจัดทำสลิปเงินเดือนในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งประหยัดต้นทุนกว่า และสะดวกทั้งผู้รับและผู้ส่งมากกว่า
นอกจากนี้ การจัดทำสลิปเงินเดือนในรูปแบบกระดาษหากไม่มีมาตรการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบ เช่น วางไว้ในที่ที่พนักงานคนอื่นสามารถมองเห็นข้อความได้ หรือจัดเก็บในสถานที่ที่ไม่มีการรักษาความปลอดภัยมากพอ นายจ้างอาจมีความเสี่ยงเรื่องการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เมื่อเทียบกับการส่งสลิปเงินเดือนเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถึงมือพนักงานโดยตรงผ่านระบบออนไลน์ ที่สามารถกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้สูงกว่า ลดโอกาสรั่วไหลของข้อมูลและลดความเสี่ยงให้นายจ้างได้อย่างมีนัยสำคัญ
การจัดเก็บและส่งมอบสลิปเงินเดือนต้องได้มาตรฐานการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลที่ปรากฏอยู่บนสลิปเงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เช่น ชื่อ-นามสกุล และรายได้ที่ได้รับ ซึ่งเป็นข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนของลูกจ้างรวมถึงสถานะทางการเงินของลูกจ้างได้
ดังนั้น นายจ้างจำเป็นต้องให้ความเอาใจใส่ด้านมาตรฐานตามกฎหมายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) โดยต้องระมัดระวังไม่ให้ข้อมูลบนสลิปเงินเดือนถูกเปิดเผยแก่บุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่มีหน้าที่
ด้วยเหตุนี้ บางบริษัทจึงเลือกใช้ บริการจัดทำสลิปเงินเดือน กับผู้ให้บริการที่มีความเป็นมืออาชีพ หรือใช้ซอฟต์แวร์จัดการสลิปเงินเดือนที่ติดรหัสรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลของพนักงานรั่วไหล
รับสลิปเงินเดือนออนไลน์ ติดรหัสรักษาความปลอดภัย
iTAX paystation จัดการภาษีเงินเดือนให้อัตโนมัติ
จัดทำสลิปเงินเดือนให้พนักงานแล้ว ยังต้องจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย “ใบ 50 ทวิ” อยู่ไหม?
การจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (หรือ ใบ 50 ทวิ) เป็นหน้าที่ตามกฎหมายที่นายจ้างต้องจัดทำและส่งมอบให้พนักงานทุกคน เมื่อถึงเวลาที่กฎหมายกำหนด ดังนั้น นายจ้างจึงมีหน้าที่ต้องออกใบ 50 ทวิ ให้ลูกจ้างเสมอ แม้ว่าบริษัทจะออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกเดือนไปแล้วก็ตาม
ใบ 50 ทวิคืออะไร?
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) เป็นเอกสารสำคัญที่คนมีรายได้ทุกคนจะต้องใช้เพื่อยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลประจำปี (ภ.ง.ด. 91/90) เมื่อคุณได้รับใบรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) จากที่ทำงาน ก็ให้นำข้อมูลในเอกสารดังกล่าวมาใช้ใน คำนวณภาษี และกรอกยื่นแบบภาษีต่อไป
กำหนดการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- ถ้าอยู่ทำงานจนถึงสิ้นปี นายจ้างมีหน้าที่ต้องออกใบ 50 ทวิ ให้ภายในวันที่ 15 ก.พ. ของปีถัดไป
- ถ้าออกจากงานระหว่างปี นายจ้างมีหน้าที่ต้องออกใบ 50 ทวิ ให้ภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ออกจากงาน
นายจ้างจัดทำใบ 50 ทวิ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ไหม?
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) สามารถอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (เช่น PDF) ส่งให้ผู้รับได้ หรือจะให้ผู้รับเข้าไปโหลดในช่องทางออนไลน์ที่ผู้จ่ายเงินกำหนดก็ได้ แต่ไฟล์เอกสารดังกล่าวต้องมีข้อมูลครบถ้วนถูกต้อง สร้างและเก็บรักษาด้วยมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เชื่อถือได้ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ตามคำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป.121/2545 และ ข้อหารือภาษีอากร ที่ กค 0702/1057 ลงวันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2559
บริการจัดทำใบ 50 ทวิ อิเล็กทรอนิกส์ ส่งถึงพนักงานโดยตรง
iTAX paystation จัดการภาษีเงินเดือนให้อัตโนมัติ
