ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจมักจะพบเจอกันอยู่บ่อยๆ คงหนีไม่พ้นความปวดหัวเรื่องรายจ่ายทางภาษี และผู้ประกอบการหลายคนน่าจะรู้ดีอยู่แล้วว่า ใบเสร็จเป็นหลักฐานสำคัญสำหรับหักรายจ่ายทางภาษี ซึ่งช่วยให้กำไรสุทธิลดลงและเสียภาษีถูกลงได้ แต่ถ้าผู้ขายสินค้าไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงินให้เราล่ะ จะสามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างไร? iTAX จะบอกวิธีแก้ให้ฟัง
ทำความเข้าใจ รายจ่ายทางภาษี เบื้องต้น
รายจ่ายทางภาษี คือ ค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจสามารถนำมาใช้คำนวณกำไรสุทธิได้ และจะต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เข้าข่ายเป็น ค่าใช้จ่ายต้องห้าม
ตัวอย่าง รายจ่ายทางภาษีที่พบได้ในธุรกิจของเรา เช่น
- รายจ่ายที่มาจากการดำเนินกิจการ ซึ่งหมายถึง รายจ่ายในธุรกิจที่สามารถต่อยอดเป็นรายได้ของกิจการได้ อาทิ ค่าจ้าง เงินเดือน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน เป็นต้น
- รายจ่ายที่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้ เช่น รายจ่ายที่มีใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือมีสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน เป็นต้น
- รายจ่ายที่อยู่ในรอบระยะเวลาบัญชี กล่าวคือ รายจ่ายที่สามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้นั้น ซึ่งโดยปกติจะต้องเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นภายในรอบระยะเวลาบัญชีเดียวกันเท่านั้น ในกรณีที่ไม่สามารถกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีได้ กรมสรรพากรอนุโลมให้สามารถใช้เป็นรายจ่ายของรอบบัญชีถัดไปได้ (อ้างอิง มาตรา 65 และ มาตรา 65 ตรี (9) แห่งประมวลรัษฎากร)
- รายจ่ายที่มาในรูปแบบของการลงทุน ไม่ว่าจะเป็น การลงทุนในรูปแบบของอาคาร, อุปกรณ์สำนักงาน, ค่าลิขสิทธิ์, สิทธิ์การเช่า, ค่าสัมปทาน รวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งอาจนำไปทยอยหักเป็นค่าเสื่อมราคาได้
วิธีแก้ไขรายจ่ายที่ไม่มีบิล ให้เป็นรายจ่ายทางภาษี
กรณีรายจ่ายที่ไม่มีบิล หรือ รายจ่ายที่ผู้รับไม่มีเอกสารให้จะสามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ก็ต่อเมื่อคุณพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายนั้นๆ เป็นเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง และเกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือกิจการของคุณจริงๆ ซึ่งจะสามารถแบ่งออกเป็น 3 กรณีหลักๆ ได้แก่
1. ให้ผู้ซื้อจัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
เจ้าของธุรกิจหลายคนอาจจะยังไม่ทราบว่า ในกรณีที่ธุรกิจของคุณทำการซื้อสินค้าจากร้านค้าที่ไม่ได้ออกบิลใบเสร็จให้นั้น ผู้ซื้อสินค้าสามารถปริ๊นใบสำคัญการจ่าย (Payment Voucher) และระบุชื่อ ที่อยู่ พร้อมทั้งรายการสินค้าหรือบริการที่ทำการซื้อขายกัน จากนั้นให้ผู้ขายลงนาม พร้อมถ่ายสำเนาบัตรประชาชนของผู้ขายเก็บไว้ด้วย
2. กรณีซื้อสินค้าและบริการผ่านเช็ค
ในกรณีที่คุณซื้อสินค้าและทำการจ่ายด้วยเช็คนั้น เราแนะนำให้คุณสั่งจ่ายเป็นเช็คขีดคร่อม (A/C PAYEE ONLY) พร้อมทั้งระบุชื่อผู้รับเงินหรือผู้ขายไว้ด้วย เพราะต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี
3. จ่ายเงินแบบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร
หากคุณใช้จ่ายและทำธุรกรรมผ่านการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารไม่ว่าจะรูปแบบใดก็ตาม เราแนะนำให้คุณโอนเงินพร้อมทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) ให้เสร็จสรรพ หรือ จ่ายเงินผ่านระบบตัดบัตรหรือตัดบัญชีเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) ของผู้ขาย ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีได้เหมือนกัน
เอกสารที่จะต้องมี ในกรณีรายจ่ายที่ไม่มีบิล / ใบกำกับภาษี
1. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ในกรณีที่ผู้ขายหรือผู้รับเงินไม่ออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีให้ คุณสามารถให้พนักงานผู้รับเงินเป็นลงชื่อเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่า ค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นการจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการที่เกิดขึ้นจริง
2. ใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ)
ใบรับเงินที่สามารถใช้แทนใบเสร็จรับเงินเพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีนั้น จะต้องมีรายละเอียดครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อกิจการที่ขายสินค้าหรือบริการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการที่ซื้อสินค้า จำนวนที่ซื้อ ราคาต่อหน่วย และราคารวม ในกรณีที่ใบรับเงินออกเป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย ทั้งนี้ ข้อมูลในใบรับเงินตัวจริงและสำเนาใบรับเงินจะต้องตรงกัน
3. ใบสำคัญรับเงิน
ผู้รับเงินจะต้องลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และจะต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน (ซึ่งเป็นผู้ประกอบอาชีพขายสินค้า/บริการอย่างแท้จริง) ประกอบด้วย
ทั้งนี้ เอกสารดังกล่าวข้างต้นอาจจะไม่ครอบคลุมในทุกๆ ธุรกิจ ซึ่งเจ้าของธุรกิจสามารถนำไปปรับให้เข้ากับธุรกิจที่คุณทำการซื้อสินค้าหรือบริการได้ และคุณไม่ต้องกังวลว่าคุณจะมีปัญหากับกรมสรรพากรภายหลัง เพราะนี่เป็นข้อกำหนดที่ออกโดยกรมสรรพากร มั่นใจได้เลยว่า ถูกต้องตรงเป๊ะแน่นอน (เพิ่มเติมที่ www.rd.go.th)
และแน่นอนว่า หากท่านมีข้อสงสัยเกี่ยวกับบัญชีและภาษีธุรกิจ คุณสามารถใช้บริการ iTAX sme ได้ เรารับรองว่า ทีมงานมืออาชีพของเราจะช่วยให้คุณสามารถประหยัดเวลาในการจัดการบัญชีและภาษีธุรกิจของคุณได้อย่างแน่นอน ติดต่อสอบถามค่าบริการ โทร. 062-486-9787
